Lessons Learned: Ein Institut im Homeoffice
Gute Startbedingungen, um auf die Corona-Pandemie zu reagieren: bidt-Geschäftsführer Dr. Herbert Vogler über die digitale Kultur im Institut, mobiles Arbeiten und erste Erfahrungen aus der virtuellen Zusammenarbeit am bidt.
Das Team bei einer Videokonferenz (Foto: bidt)
Das bidt leistet mit seiner Arbeit einen am Gemeinwohl orientierten Beitrag zur digitalen Transformation unserer Gesellschaft. Es tut dies durch interdisziplinäre Forschung, durch Analysen und durch den Dialog mit der Gesellschaft. Das ist unser nach außen gerichtetes Programm. Nach innen gerichtet wollen wir im bidt eine digitale Kultur entwickeln.
Elemente einer digitalen Unternehmenskultur sind digitale Tools und Prozesse, insbesondere auch an der Schnittstelle zum Kunden, die Begeisterung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, diese zu nutzen, ein digitales Geschäftsmodell und eine agile, am Kunden orientierte Produktentwicklung, was in unserem Fall vor allem agile Forschung bedeutet. Wir setzen auf Rollen mit Entscheidungskompetenz, und nicht auf hierarchische Entscheidungsprozesse.
Über den Entwicklungsstand unserer digitalen Kultur wollen wir an dieser Stelle regelmäßig berichten, um anderen Organisationen einen Impuls zu geben, aber auch, um damit in einen Austausch mit Organisationen zu kommen, von denen wir lernen können. Starten wollen wir aus aktuellem Anlass mit einem kurzen Blick auf das Thema „Homeoffice am bidt“.
Videodienstleister je nach Anwendungsfall
Wir haben bereits bei der Gründung des Instituts auf mobiles Arbeiten gesetzt.
Corona hat uns in der Zusammenarbeit vor keine Probleme gestellt. Das liegt technisch gesehen daran, dass wir bereits bei der Gründung des Instituts auf mobiles Arbeiten gesetzt haben. Die gesamte Kommunikation einschließlich der Telefonie läuft am bidt standortunabhängig über das Laptop, und das bei allen Mitarbeitern. Die Anwendungen und Dokumente sind entweder über die Cloud oder über VPN verfügbar.
Bis zu Corona hatten wir allerdings, abgesehen von wenigen Einzelfällen, kaum per Video miteinander gearbeitet. Es ging deswegen zunächst darum, die für uns richtigen Anwendungen für Videotelefonie zu finden. Heute verwenden wir drei Produkte (Zoom, Skype, Vodafone One Net) und nutzen je nach Anwendungsfall und aktueller Performance eines dieser drei.
Für große Meetings hat uns besonders Zoom überzeugt. In einem Workshop mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zum Thema „Feedback geben“ konnte sich die große Gruppe teilen und in virtuelle Breakout-Räume gehen, um dort in Kleingruppen zu diskutieren. Das ist eine von einigen weiteren hilfreichen Funktionen, die Zoom bietet und die wir nach und nach für uns entdecken.
Offenheit für digitales Arbeiten im Team
Die am bidt beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bringen alle Offenheit für die Nutzung digitaler Anwendungen mit. Dies ist und war für uns ein ganz wesentliches Kriterium beim Personalaufbau. Sätze wie „Muss das sein?“ oder „Wie geht denn das?“ waren beim Wechsel ins Homeoffice deswegen gar nicht zu hören. Wir hatten also bezogen auf Technik und Team bereits gute Startbedingungen für die Zusammenarbeit im Homeoffice, als die Coronakrise es notwendig machte, möglichst von zu Hause zu arbeiten.
Die Kommunikation im Team wird durch Homeoffice nicht behindert.
Dr. Herbert Vogler, bidt-Geschäftsführer, plant eine Team-Umfrage zum Homeoffice. Foto: bidt/Diane von Schoen
Es gibt nun nach zwei Wochen, in denen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinander im Homeoffice gearbeitet haben, noch kein finales Fazit, aber doch den Eindruck, dass die Kommunikation nicht behindert ist und die Arbeit so wie auch im Büro erledigt wird.
Die Jour fixes finden statt, die Interaktion bei Sitzungen ist wie immer, die Kolleginnen und Kollegen sind nicht weniger gut erreichbar. Die Teams entscheiden wie bisher, wann und wie oft sie sich treffen.
Die gesparte Fahrzeit zum Büro und nach Hause führt bei einigen dazu, dass ihr Arbeitstag früher beginnt und länger dauert. Die gewonnene Zeit zwischendrin wird dann häufig für die Betreuung der Kinder aufgewendet.
Virtuelle Kaffeepausen?
Es fehlt der spontane Austausch an der Kaffeemaschine.
Es fehlt natürlich der spontane kurze Austausch an der Kaffeemaschine. Vielleicht sollten wir solche Zufallstreffen auch per Videokonferenz organisieren. Eine Funktion in den Videokonferenzsystemen, die solche Treffen mit einem Zufallsgenerator organisiert, habe ich bisher leider noch nicht gesehen. Wäre doch aber eine hilfreiche Funktion, oder?
Wir werden sehen, wie sich die Zusammenarbeit entwickelt, wenn diese weiterhin ausschließlich über digitale Medien stattfindet. In Kürze wollen wir die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befragen, wie sie das Homeoffice erleben, natürlich digital über unser Kommunikationstool Slack. Über die Ergebnisse berichte ich gerne beim nächsten Mal.
Dr. Herbert Vogler ist Geschäftsführer Organisation, Finanzen und Dialog des bidt.