Impulse für die digitale Kultur am bidt

Mehr mobile Arbeitstage und neue digitale Tools: Was das bidt aus den während der Corona-Pandemie gewonnenen Erfahrungen mitnimmt. Von bidt-Geschäftsführer Dr. Herbert Vogler 

Blick in ein Büro am bidt. Foto: bidt/Kilian Blees

In den ersten Wochen der Coronakrise war das Team im Homeoffice. Inzwischen kehren die Kolleginnen und Kollegen am bidt für einige Tage pro Woche wieder ins Büro zurück. Foto: bidt/Kilian Blees

Corona hat auch am bidt die Zusammenarbeit verändert, und das sicher nachhaltig. Eine im Mai 2020 durchgeführte anonyme Umfrage unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Institut zu den Erfahrungen mit Homeoffice in den ersten Wochen der Coronakrise zeigte, dass niemand künftig ausschließlich im Büro arbeiten möchte. Etwa zwei Drittel der Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Befragung wünschen zwei mobile Arbeitstage. 20 Prozent hätten gerne einen Tag und 13 Prozent drei Tage, an denen sie nicht im Büro arbeiten.

47 Prozent halten sich für produktiver, 40 Prozent für etwa gleich produktiv, wenn sie an einem selbst gewählten Arbeitsplatz außerhalb des Büros arbeiten.

Die Produktivität hat unter dem Arbeiten von zu Hause aus nicht gelitten.

Aus Sicht der Geschäftsführung hat die Produktivität in den vergangenen Monaten unter dem Arbeiten von zu Hause nicht gelitten. Die Teams arbeiteten weiter konsequent an ihren Zielen.

Auf Dauer würden aber sicher notwendige Impulse aus Gesprächen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie vor allem externen Partnern fehlen. Solche Gespräche kamen in den vergangenen Monaten zu kurz. Vor allem deswegen ist es wichtig, dass die Präsenz im Büro und im öffentlichen Raum bei Veranstaltungen wieder zunimmt.

Entsprechend unserer Umfrage schätzen es die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die überwiegende Arbeitszeit im Büro mit dem Team zu verbringen. So kehren sie nach monatelangem Homeoffice mittlerweile für einige Wochenarbeitstage gerne an ihre Arbeitsplätze zurück.

Unser Versuch, den kollegialen Austausch während der langen Zeit im Homeoffice durch eine virtuelle Kaffeepause aufrechtzuerhalten, war wenig erfolgreich; sie wurde kaum nachgefragt. Umso interessierter gehen die Kolleginnen und Kollegen nun wieder aufeinander zu, wenn sie sich an der Kaffeemaschine im Büro treffen.

Hybride Meetings

Die reine Onlinekommunikation der vergangenen Monate hat sich bei Meetings inzwischen häufig zu einer Mischform mit vor Ort anwesenden und digital zugeschalteten Teilnehmerinnen und Teilnehmern entwickelt. Viele unserer Teammeetings und Direktoriumssitzungen finden mittlerweile als hybride Veranstaltungen statt. Gegenüber den reinen Präsenzveranstaltungen erreichen wir damit eine viel größere Beteiligung.

Auch Veranstaltungen mit externem Besuch setzen wir digital und analog um. Ein Beispiel dafür fand im Juli statt: Wir bekamen realen Besuch von einer Delegation des Center for Advanced Internet Studies (CAIS) aus NRW. Im Abstand von mindestens 1,5 Meter saßen neun Personen am bidt-Standort zusammen, etwa zwölf weitere waren zugeschaltet. In einer solchen Situation ist die Moderation besonders gefordert. Es gilt auf die externen Teilnehmerinnen und Teilnehmer besondere Rücksicht zu nehmen und darauf zu achten, dass alle gut zu hören sind.

Im Test: Digitale Tools und Cloud-Lösungen

Das Arbeiten an verteilten Standorten stellt zusätzliche Anforderungen an unsere digitalen Tools und Prozesse. Bei den Veranstaltungen und darüber hinaus haben wir bei der Auswahl der Softwaretools die digitale Kollaboration im Blick. Führt man Workshops digital durch, wird zum Beispiel ein Tool wie Miro benötigt, das es ermöglicht, gemeinsam an einer virtuellen Tafel zu arbeiten.

Außerdem gilt es Tools auszuwählen und zu etablieren, die es ermöglichen, alle Papierprozesse zu digitalisieren. Waren Genehmigungsprozesse mit einer Unterschrift vor Ort übergangsweise noch einigermaßen akzeptabel, müssen für Genehmigungen jetzt dringend digitale Prozesse eingeführt werden.

Für die Einführung solcher Prozesse stehen mittlerweile eine Vielzahl an etablierten und zum großen Teil miteinander verknüpfter Cloud-Lösungen im Internet zur Verfügung. Wir analysieren derzeit Lösungen für zeitgleiches Arbeiten an Dokumenten, für Personalmanagement, für Fördermittelmanagement, für Projektmanagement und für die Durchführung von digitalen Workshops. Neben Funktionalität, Interoperabilität (die Genehmigung des Urlaubsantrags soll zum Beispiel automatisch zu einem Kalendereintrag führen oder die Telefonanwendung auf einen zentralen Kontaktdatensatz zugreifen), Benutzerfreundlichkeit und Preis sind bei der Auswahl natürlich die Bewertungen des Datenschutzbeauftragten und des Personalrats zu berücksichtigen. Hat man die Marktrecherche abgeschlossen, das Okay vom Datenschutz und vom Personalrat und die Finanzierung sichergestellt, kann das Vergabeverfahren beginnen, für das man vier Wochen rechnen muss. So dauert die Bereitstellung auch von Cloud-Lösungen in der Regel leider länger, als sich die Nutzerinnen und Nutzer wünschen.

Mobiles Arbeiten werden wir langfristig stärker praktizieren.

Treffpunkt Büro

Die Coronakrise hat dazu geführt, dass die Skeptiker mobilen Arbeitens im Umfeld des bidt vom Nutzen überzeugt wurden und wir mobiles Arbeiten daher auch langfristig stärker praktizieren werden.

Wir betrachten unsere Bürofläche inzwischen mehr als Treffpunkt und können dadurch im Ergebnis mehr Projekte mit mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bearbeiten. Schließlich hat das Arbeiten an verteilten Standorten auch bei uns den Digitalisierungsdruck erhöht. Die Coronakrise wird bei uns daher letztlich zu effizienterem Arbeiten und zu einer verbesserten Vereinbarkeit von Beruf und Familie führen.

Dr. Herbert Vogler ist Geschäftsführer Organisation, Finanzen und Dialog des bidt.

Der Beitrag wird in der kommenden Ausgabe (Heft 03/2020) der Zeitschrift Ideen- und Innovationsmanagement erscheinen.

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